KFS-Företagens Trygghetsfonds behandling av personuppgifter

KFS-Företagens Trygghetsfonds ändamål med att behandla dina personuppgifter är i första hand att fullgöra våra åtaganden gentemot dig och åtaganden med anledning av våra uppdrag. KFS Trygghetsfonds behandling av personuppgifter styrs av och följer dataskyddsförordningen (GDPR).

En anledning till att du finns med i vårt register kan vara att du har någon av dessa roller:

  • Klient hos oss genom KFS Trygghetsavtal
  • Har anmält medarbetare till oss inom ramen för KFS Trygghetsavtal

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Du är anmäld som klient

Inhämtande av data

Uppgifter om dig som klient inkommer till oss i samband med anmälan som du och din arbetsgivare fyllt i och skickat till oss. Och genom information du själv delat med dig av till oss, exempelvis via mejl till handläggare eller rådgivare

Vad som lagras

Personuppgifter som personnummer, namn, kontaktuppgifter samt anställningsuppgifter vi behöver för att avgöra om du uppfyller villkoren för att omfattas av KFS Trygghetsavtal. Övriga uppgifter vi får från dig som behövs för att kunna utföra vårt uppdrag.

Lagringstid

KFS Trygghetsfond behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

Du som får AGE, avgångsersättning, från oss

Inhämtande av data

Uppgifter hämtas i samband med anmälan till KFS Trygghetsfond, samt vid din ansökan om ersättning.

Vad som lagras

För att kunna bedöma utbetalningen av din AGE behöver KFS Trygghetsfond uppgifter om antalet utbetalade ersättningsdagar från dig.

KFS Trygghetsfond lagrar följande uppgifter:

  • Ersättning från och med visst datum
  • Ersättning till och med visst datum
  • Tilldelade ersättningsdagar
  • Erhållna ersättningsdagar

Lagringstid

Dina uppgifter sparas endast under den tid du är eller kan vara aktuell för AGE hos KFS Trygghetsfond, eller vad som fordras enligt lag och förordning.

Intressentregister

Inhämtande av data

Du finns i Sobonas (tidigare KFS) intressentregister som HR-chef/motsvarande.

Vad som lagras

Namn, befattning, e-postadress och arbetsgivare.

Lagringstid

Omställningsfonden behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamål de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet.

När du skickar mejl till oss

Inhämtande av data

När du skickar mejl till oss hanterar vi innehållet enligt vår IT-policy.

Vad som lagras

Om vi tar emot mejl med personuppgifter som behöver sparas för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag sparas det i lämpligt system.

Lagringstid

Om vi tar emot mejl med personuppgifter raderas det efter att det vid behov har förts över till lämpligt system.

Säkerhet

KFS Trygghetsfond har säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att Trygghetsfonden ska kunna uppfylla angivna ändamål har tillgång till dem.

Delar vi med oss av dina uppgifter?

För att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden måste vi i vissa fall ta hjälp av andra aktörer. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som hjälper oss att skapa och underhålla vår IT-infrastruktur. Det kan också handla om andra aktörer, exempelvis a-kassor, Sobona som bidrar genom kompletterande uppgifter.

KFS Trygghetsfond samarbetar även med ett antal underleverantörer inom exempelvis omställning. Alla underleverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är så kallade personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag eller myndighet som behandlar personuppgifter för någon annans räkning. I de fall Trygghetsfonden använder sig av personuppgiftsbiträden kommer Trygghetsfonden att teckna skriftliga avtal med biträdena där de förbinder sig att följa Trygghetsfondens behandlingsregler.

Vi förmedlar aldrig dina personuppgifter till någon annan tredje part.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka av dina personuppgifter som KFS Trygghetsfond hanterar och för vilka ändamål. Det sker genom begäran om ett så kallat registerutdrag.

Vi är skyldiga att gratis, efter begäran, lämna besked om hur personuppgifter som rör dig behandlas eller inte. Behandlas sådana uppgifter skall skriftlig information lämnas också om vilka personuppgifter som behandlas om dig, varifrån dessa uppgifter har inhämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna har lämnats. Denna information lämnas i ett s.k. registerutdrag.

Skicka din begäran till johan.friso@kfs.net.

Du kan begära att dina personuppgifter rättas, så kallat ”Rätt till rättelse”, ifall uppgifterna är felaktiga.

Du har även rätt att kräva att KFS Trygghetsfond raderar dina personuppgifter från KFS Trygghetsfond samtliga system i vissa fall, exempelvis om det inte längre finns något syfte med att personuppgifterna behandlas. I lagen kallas detta ”Rätten att bli bortglömd”.

KFS Trygghetsfond har rätt att neka din begäran om radering om det finns avtal eller legala skyldigheter som hindrar. Det kan bland annat vara skyldigheter som kommer från andra lagar så som till exempel bokförings- och skattelagstiftning. När det rättsliga åtagandet har upphört gallras uppgifterna.

Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling om

1. du ifrågasätter riktigheten av personuppgifter;

2. personuppgiftsbehandlingen är otillåten och du väljer begränsning av personuppgifter istället för radering;

3. personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de tidigare behandlats för men du behöver dessa för etablering eller, utövandet av eller försvar mot rättsliga krav; eller

4. du invänt mot behandling som stödjer sig på berättigat intresse.

En begränsning av personuppgiftsbehandling innebär att personuppgifterna fortsätter att lagras, men i övrigt inte behandlas vidare utan ditt samtycke.

Du har rätt att begära ut personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för de uppgifter som du själv lämnat till KFS Trygghetsfond i de fall dessa uppgifter behandlats med anledning av ditt samtycke eller på grund av avtal. Vi kommer att göra vårt bästa för att gå sådana förfrågningar till mötes.

Om du har lämnat ditt samtycke till oss har du rätt att återkalla detta samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer den behandling som samtycket avsåg upphöra och personuppgifter som samlats in med stöd av ditt samtycke kommer att raderas under förutsättning att de inte behövs för annat ändamål som KFS Trygghetsfond har rätt att behandla dina personuppgifter för.

Läs mer om GDPR på Datainspektionens webbplats.

Personuppgiftsansvarig är Omställningsfonden med organisationsnummer 802017-9829.
Vårt ombud är Johan Frisö, KFS Trygghetsfond, 118 82 Stockholm